Ustawienia check-inu i kody QR
Zdecyduj, w jakim czasie i w jaki sposób pracownicy potwierdzają obecność oraz co dzieje się z rezerwacjami bez check-inu.
Uwaga: Niektóre funkcje opisane w tym artykule są dostępne tylko w wybranych planach Tidaro. Aby zmienić plan, skontaktuj się z nami.
Check-in pozwala pracownikom potwierdzić, że naprawdę są w biurze lub na parkingu. Działa tak samo dla biurek i miejsc parkingowych. Jako administrator decydujesz, w jakim przedziale czasowym pracownicy mogą zrobić check-in, w jaki sposób, jakie dostają przypomnienia i czy rezerwacje bez check-inu są automatycznie anulowane.
Check-in jest opcjonalny. Jeśli nie jest włączony w Twojej firmie, pracownicy nie widzą w Tidaro żadnych komunikatów o check-inie, a rezerwacje działają normalnie.
Kto konfiguruje check-in
Check-in konfiguruje support Tidaro na podstawie Twoich wytycznych. Obecne ustawienia sprawdzisz w aplikacji web w Zarządzaj > Pracownicy > Check-in.
Aby włączyć check-in albo zmienić jego ustawienia, wyślij do supportu Tidaro poniższe informacje.
| Ustawienie | Co przesłać | Przykład |
|---|---|---|
| Rezerwacje całodniowe: początek okna check-inu | Godzina | 8:00 |
| Rezerwacje całodniowe: koniec okna check-inu | Godzina | 10:00 |
| Rezerwacje całodniowe: godzina przypomnienia | Godzina w obrębie okna check-inu | 8:30 |
| Rezerwacje godzinowe (tylko parking): minuty przed rozpoczęciem | Ile minut przed rozpoczęciem rezerwacji można zrobić check-in | 60 |
| Rezerwacje godzinowe (tylko parking): minuty po rozpoczęciu | Ile minut po rozpoczęciu rezerwacji można jeszcze zrobić check-in | 60 |
| Metody check-inu | Jedna lub kilka z: aplikacja web, aplikacja mobilna, link w e-mailu, kod QR | Aplikacja mobilna, kod QR |
| Przypomnienie dzień wcześniej (tylko parking) | Godzina w dniu poprzedzającym rezerwację | 18:00 |
| Forma przypomnień | E-mail, powiadomienie push lub oba | Oba |
| Automatyczne zwalnianie | Tak lub nie | Tak |
| Informacja o anulowaniu (przy automatycznym zwalnianiu) | E-mail, powiadomienie push lub oba | |
| Wyłączone grupy | Nazwy grup albo „brak” | Obsługa klienta |
Każde z tych ustawień opisujemy dokładniej poniżej.
Okno check-inu
Okno check-inu to czas, w którym pracownicy mogą potwierdzić obecność. Domyślnie trwa 2 godziny: otwiera się godzinę przed rozpoczęciem rezerwacji i zamyka godzinę po nim. Po jego zamknięciu pracownicy nie mogą już zrobić check-inu, a Tidaro wyświetla komunikat, że czas na check-in minął.
Rezerwacje całodniowe
Okno check-inu to stała część dnia. Domyślnie zależy od godzin pracy w Twojej firmie: jeśli dzień pracy zaczyna się o 9:00, pracownicy mogą zrobić check-in między 8:00 a 10:00. Możesz ustawić inne godziny początku i końca. Wybierasz też godzinę w obrębie okna, o której pracownicy dostają przypomnienie o check-inie, np. 8:30.
Rezerwacje godzinowe (tylko parking)
Okno check-inu zależy od godziny rozpoczęcia każdej rezerwacji. Ustawiasz, ile minut przed rozpoczęciem i ile minut po nim pracownicy mogą zrobić check-in. Przy domyślnych ustawieniach pracownik, który rezerwuje miejsce od 16:00 do 20:00, może zrobić check-in między 15:00 a 17:00.
Metody check-inu
Możesz udostępnić jedną lub kilka z tych metod:
- Aplikacja web: pracownicy klikają Potwierdź na ekranie głównym.
- Aplikacja mobilna: pracownicy klikają Potwierdź na ekranie głównym.
- Link w e-mailu: pracownicy robią check-in prosto z e-maila z przypomnieniem, bez otwierania aplikacji.
- Kod QR: pracownicy klikają Zeskanuj kod w aplikacji mobilnej i skanują kod umieszczony w biurze lub na parkingu.
Jeśli chcesz mieć pewność, że pracownicy są fizycznie na miejscu, możesz wymagać check-inu wyłącznie przez kod QR. Pracownicy zrobią go wtedy tylko w aplikacji mobilnej. W aplikacji web zobaczą baner z prośbą o zeskanowanie kodu telefonem.
Przypomnienia
W dniu rezerwacji Tidaro może przypomnieć pracownikom o check-inie przez:
- powiadomienie push w aplikacji mobilnej,
- e-mail z przyciskiem do check-inu.
Wybierasz, czy przypomnienia trafiają do pracowników e-mailem, jako powiadomienie push, czy na oba sposoby.
Przypomnienie dzień wcześniej (tylko parking). Pracownicy mogą też dostać przypomnienie o rezerwacji miejsca parkingowego dzień przed nią. Wybierasz, o której godzinie ma zostać wysłane.
Automatyczne zwalnianie
Automatyczne zwalnianie jest opcjonalne. Jeśli je włączysz, rezerwacja bez check-inu zostanie anulowana po zamknięciu okna check-inu, a biurko lub miejsce parkingowe znów będzie dostępne dla innych. Aplikacja pokazuje też pracownikom, do której godziny muszą zrobić check-in, żeby zachować rezerwację.
Jeśli go nie włączysz, rezerwacje pozostają aktywne niezależnie od check-inu, a check-iny nadal możesz śledzić w raportach.
Przy włączonym automatycznym zwalnianiu wybierasz, jak pracownicy dowiadują się o anulowaniu rezerwacji: e-mailem, powiadomieniem push albo na oba sposoby.
Wyłączenie grup z check-inu
Możesz wyłączyć z check-inu wybrane grupy pracowników, np. obsługę klienta albo managerów, którzy często pracują poza biurem. Pracownicy z tych grup nie dostają przypomnień o check-inie, a ich rezerwacje nigdy nie są anulowane z powodu braku check-inu. Pozostałych pracowników check-in nadal obowiązuje.
Aby wyłączyć grupę, skontaktuj się z supportem Tidaro. Samymi grupami zarządzasz w Zarządzaj > Pracownicy.
Kody QR
Możesz mieć jednocześnie tyle aktywnych kodów QR, ile potrzebujesz, np. osobny dla każdego piętra, wejścia lub poziomu parkingu.
- W aplikacji web przejdź do Zarządzaj > Pracownicy > Kody QR.
- Kliknij Wygeneruj nowy.
- Kliknij edytuj przy nazwie kodu i nadaj mu nazwę, która podpowie, gdzie wisi, np. „Piętro 2” albo „Parking poziom -1”.
- Kliknij Drukuj lub Pobierz i umieść kod tam, gdzie pracownicy zobaczą go zaraz po przyjściu.
Aby wyłączyć kod, kliknij Usuń. Usunięty kod nie pozwoli już potwierdzić obecności, więc pamiętaj, żeby zdjąć też jego wydruk.
Raporty check-inu
Aby sprawdzić, kto robi check-in i jak często, skorzystaj z raportu check-inu w Zarządzaj > Analityka. Więcej w artykule Przegląd raportów.
Jak check-in wygląda z perspektywy pracownika, przeczytasz w artykule Check-in: potwierdzanie obecności.