Ustawienia stref biura

Każda strefa biurowa ma własne ustawienia. Po otwarciu strefy zobaczysz trzy zakładki: Desks z listą biurek w strefie i ich statusami, Employees z pracownikami i menedżerami strefy oraz Settings, gdzie ustawiasz, na ile dni do przodu można rezerwować biurka w tej strefie.

Dobrze wiedzieć: Tutaj zmieniasz działanie strefy i biurek na stałe. Zmiany tylko na jeden dzień wprowadzasz w widoku dnia. Opisuje go artykuł Codzienne zarządzanie biurkami.

Uwaga: ustawienia stref zmieniają administratorzy. Statusy biurek może zmieniać też menedżer strefy.

W skrócie

Strefy znajdziesz w Biurka > Strefy. Każdą strefę konfigurujesz osobno.
Biurka: lista biurek w strefie. Tu zmieniasz ich status: wolne, zastrzeżone albo zarezerwowane.
Pracownicy: przypisujesz pracowników do stref prywatnych i wyznaczasz menedżerów strefy.
Ustawienia: ustawiasz, ile dni roboczych naprzód pracownicy widzą przy rezerwacji biurek w tej strefie.

Jak otworzyć ustawienia strefy

W menu po lewej, w sekcji Zarządzaj, rozwiń Biurka.
Kliknij Strefy.
Wybierz strefę, którą chcesz zarządzać.

Zakładka Desks: biurka i ich statusy

Zobaczysz tu wszystkie biurka w strefie i ich status, a przy zarezerwowanych biurkach także osobę, która je zarezerwowała. Przycisk Mapa pokazuje biurka na mapie.

Każde biurko ma jeden z 3 statusów. Zmieniając go, decydujesz, kto i czy w ogóle może zarezerwować dane biurko:

Wolne: biurko może zarezerwować każdy użytkownik.
Zastrzeżone: biurko jest przypisane do konkretnego pracownika.
Zarezerwowane: biurko jest wyłączone z rezerwacji.

Kiedy warto zmienić status biurka?

Ustaw status zastrzeżone:
- Na określony czas, jeśli chcesz udostępnić biurko gościowi odwiedzającemu Twoje biuro.
- Wyłącz z rezerwacji biurka w obszarze, który jest remontowany lub z innego powodu niedostępny.
Jeśli niektórzy pracownicy muszą pracować przy konkretnych biurkach, przypisz je statusem zarezerwowane. Wtedy nikt inny ich nie zajmie.

Jak zmienić status biurka:

Otwórz strefę. Zakładka Biurka otworzy się jako pierwsza.
Kliknij biurko, którym chcesz zarządzać. Aplikacja wyświetli jego szczegóły.
Kliknij edytuj obok domyślnego statusu biurka.
Wybierz nowy domyślny status biurka.
Potwierdź zmianę przyciskiem zmień status.

Zakładka Employees: pracownicy i menedżerowie strefy

Na liście widać pracowników przypisanych do strefy i ich rolę w strefie:

członek: może rezerwować i zwalniać biurka w tej strefie,
menedżer: może to samo, a dodatkowo zarządza strefą.

Przypisywanie pracowników do strefy

W Tidaro są 2 rodzaje stref biurowych: publiczne i prywatne. Do strefy publicznej mają dostęp wszyscy pracownicy, więc nie trzeba nikogo do niej przypisywać. Strefa prywatna jest dostępna tylko dla pracowników, którzy są do niej przypisani.

Możesz przypisać zespoły do wybranych stref prywatnych, a nikt inny nie zarezerwuje w nich biurek. To szczególnie przydatne, jeśli w firmie są pokoje lub przestrzenie przeznaczone dla konkretnych zespołów.

Kiedy warto przypisać pracowników do strefy?

Przypisz wszystkich pracowników jednego działu do jednej strefy, aby mieli prywatną przestrzeń do współpracy.
Przypisz zespoły, które często ze sobą współpracują, do tych samych stref. Dzięki temu mogą siedzieć obok siebie, gdy muszą pracować razem.
Przypisz nowych pracowników i osoby odpowiedzialne za ich wdrożenie do tej samej strefy, aby w pierwszych dniach pracowali razem.

Jak przypisać pracownika:

Otwórz strefę i przejdź do zakładki Pracownicy.
Kliknij przycisk + przypisz pracownika na dole ekranu.
Wybierz pracownika z listy.
Potwierdź wybór przyciskiem przypisz.

Menedżer strefy

Menedżer strefy może zmieniać statusy biurek w strefach, którymi zarządza. Dzięki temu odciąża administratorów i pomaga kierownikom biur w organizacji biura. Menedżera możesz wyznaczyć zarówno w strefie prywatnej, jak i publicznej.

Wiele firm przyznaje tę rolę liderom zespołów, aby mogli dowolnie organizować pracę swoich zespołów. Inne nadają ją pracownikom działu HR, którzy zarządzają wizytami gości i nie potrzebują dostępu do narzędzi administracyjnych całego biura.

Jak przypisać menedżera strefy:

Otwórz strefę i przejdź do zakładki Pracownicy.
Kliknij pracownika na liście. Jeśli go tam nie ma, najpierw przypisz go do strefy przyciskiem + przypisz pracownika.
Wybierz ustaw status na menedżer.
Kliknij Zmień status.

W tym samym oknie możesz też z powrotem zmienić rolę na członek (zmień status na członek) albo usunąć pracownika ze strefy (cofnij przypisanie tego pracownika).

Zakładka Ustawienia: na ile dni do przodu można rezerwować

Możesz ustawić, na ile dni do przodu pracownicy mogą rezerwować biurka, osobno dla każdej strefy biurowej. Ta liczba określa, ile dni jest widocznych w sekcji rezerwacji i zastępuje w tej strefie wartość domyślną z Biurka > Ustawienia.

Liczone są tylko dni robocze. Przykład: jeśli ustawisz 2 dni robocze, w poniedziałek pracownicy zobaczą poniedziałek, wtorek i środę, a w piątek: piątek, sobotę, niedzielę, poniedziałek i wtorek.

Nasi klienci zwykle ustawiają niską wartość w strefach publicznych, takich jak open space. W strefach prywatnych wartość ta bywa różna i zależy od organizacji biura.

Otwórz strefę i przejdź do zakładki Ustawienia.
Kliknij edytuj obok liczby widocznych dni roboczych (Liczba widocznych dni roboczych).
Kliknij Ustaw wartość dla strefy biurowej i wpisz nową liczbę dni.
Potwierdź zmiany przyciskiem Zmień.